Prospecti

Ce este un Prospect?

Un prospect în SmartCRM reprezintă o potențială oportunitate de afaceri. Acesta este un client sau o companie cu care nu ai încheiat încă o tranzacție, dar care a manifestat interes pentru produsele sau serviciile tale. Gestionarea prospecților te ajută să urmărești și să transformi aceste oportunități în clienți efectivi.

Elementele unui Prospect:

Nume: Numele complet al prospectului (persoana fizică sau companie).
Status: Starea actuală a prospectului (ex: nou, în curs, calificat, necalificat).
Prioritate: Nivelul de importanță al prospectului (ex: scăzută, medie, ridicată).
Companie: Numele companiei pentru care prospectul lucrează (dacă este cazul).
Număr Registrul Comerțului (Reg. Com.): Numărul de înregistrare în Registrul Comerțului al companiei.
Cod Unic de Înregistrare: Codul unic de înregistrare al companiei.
Adresă: Adresa fizică a prospectului sau a companiei.
Cod Poștal: Codul poștal asociat adresei.
Localitate: Localitatea în care se află prospectul sau compania.
Județ: Județul în care se află prospectul sau compania.
Țară: Țara în care se află prospectul sau compania.
Telefon: Numărul de telefon de contact al prospectului.
Email: Adresa de email de contact a prospectului.
Descriere: Informații suplimentare despre prospect, detalii și observații relevante.
Responsabil: Persoana din echipa ta responsabilă de gestionarea prospectului.
Sursa: Sursa din care a fost obținut prospectul (ex: recomandare, campanie de marketing etc.).

Aceste elemente te ajută să gestionezi eficient informațiile și relațiile cu prospecții din SmartCRM, asigurându-te că toate datele necesare sunt centralizate și accesibile. Prin urmărirea atentă a prospecților, poți îmbunătăți procesul de vânzare și conversie, transformând mai multe oportunități în clienți efectivi.

Funcționalitățile Modulului prospecți

În SmartCRM, pe un prospect se pot introduce diverse elemente care te ajută să gestionezi și să urmărești interacțiunile și activitățile legate de acel prospect. Aceste elemente includ contacte, activități, sarcini și notițe.

1. Contacte:

Descriere: Persoane asociate prospectului cu care ai interacțiuni regulate.
Elemente: Nume, funcție, departament, telefon, email.
Utilitate: Menținerea informațiilor de contact pentru persoanele cheie legate de prospect.

2. Activități:

Tipuri de activități:
- Apeluri telefonice: Înregistrarea și planificarea apelurilor efectuate către contactele prospectului.
- Emailuri: Trimiterea și înregistrarea emailurilor relevante.
- Întâlniri: Programarea și documentarea întâlnirilor cu contactele prospectului.
Utilitate: Monitorizarea și gestionarea tuturor interacțiunilor și comunicărilor cu prospectul.

3. Sarcini:

Descriere: Activități specifice ce trebuie realizate pentru a progresa cu prospectul.
Elemente: Nume, descriere, data de început, data limită, prioritate, responsabil.
Utilitate: Gestionarea și urmărirea activităților necesare pentru a avansa în relația cu prospectul.

4. Notițe:

Descriere: Informații suplimentare, observații și detalii importante legate de prospect.
Elemente: Text liber în care poți adăuga orice informație relevantă.
Utilitate: Păstrarea unui jurnal de observații și informații contextuale care pot fi importante pentru gestionarea relației cu prospectul.

Aceste funcționalități îți permit să ai o imagine completă și detaliată asupra fiecărui prospect, facilitând o gestionare eficientă și organizată a relațiilor și activităților de afaceri. Utilizând aceste instrumente, poți asigura o comunicare coerentă și o urmărire precisă a tuturor aspectelor legate de prospecți din SmartCRM.

Filtrarea și Căutarea unui Prospect

Filtrarea și căutarea unui prospect în SmartCRM se realizează într-un mod similar cu cel utilizat pentru celelalte module, oferindu-ți posibilitatea de a găsi rapid și ușor prospecții relevante. Poți filtra prospecții după diverse criterii.

Criterii de Filtrare a Prospecților:

Data Introducerii: Data la care prospectul a fost adăugat în sistem.
Responsabilul: Persoana din echipa ta responsabilă de gestionarea prospectului.
Sursa: Sursa din care a fost obținut prospectul (ex: recomandare, campanie de marketing etc.).
Statusul: Starea actuală a prospectului (ex: nou, în curs, calificat, necalificat).
Prioritatea: Nivelul de importanță al prospectului (ex: scăzută, medie, ridicată).
Numele: Numele complet al prospectului (persoana fizică sau companie).
Compania: Numele companiei pentru care prospectul lucrează (dacă este cazul).
Numărul de Telefon: Numărul de telefon de contact al prospectului.
Emailul: Adresa de email de contact a prospectului.
Codul Unic de Înregistrare: Codul unic de înregistrare al companiei.

Procedura de Filtrare a prospecților:

Accesează meniul de filtrare:
- În pagina principală a prospecților, acționează butonul Filtrează situat în partea dreaptă sus a paginii. Se va deschide o casetă cu filtrele disponibile.
Selectează criteriile de filtrare:
- Alege criteriile dorite pentru filtrare, completând câmpurile relevante. Poți selecta unul sau mai multe criterii pentru a restrânge căutarea.
Aplică filtrele:
- După selectarea criteriilor, acționează butonul Filtrează. Sistemul îți va afișa doar prospecții care se potrivesc criteriilor introduse.
Salvarea filtrelor:
- Similar cu celelalte module, poți salva o anumită căutare pentru a o putea folosi ulterior, fără a mai fi nevoie să introduci din nou toate datele de filtrare.

Filtrarea și căutarea prospecților în funcție de aceste criterii îți permite să gestionezi eficient baza de date și să ai acces rapid la informațiile relevante. Aceasta contribuie la o organizare mai bună și la o gestionare optimă a relațiilor cu potențialii clienți.

Adăugarea unui Prospect

Adăugarea unui prospect nou în SmartCRM se realizează din pagina de listare a prospecților utilizând meniul Acțiuni.

Procedura de Adăugare a unui Prospect:

Accesează lista de prospecți:
- Navighează la pagina principală a listei de prospecți.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Adăugare Prospect:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Adăugare Prospect.
Completează detaliile prospectului:
- Se va deschide un formular în care trebuie să introduci informațiile necesare despre prospect. Elementele care trebuie completate includ:
  - Nume: Numele complet al prospectului (persoana fizică sau companie).
  - Status: Starea actuală a prospectului (ex: nou, în curs, calificat, necalificat).
  - Prioritate: Nivelul de importanță al prospectului (ex: scăzută, medie, ridicată).
  - Companie: Numele companiei pentru care prospectul lucrează (dacă este cazul).
  - Număr Registrul Comerțului (Reg. Com.): Numărul de înregistrare în Registrul Comerțului al companiei.
  - Cod Unic de Înregistrare: Codul unic de înregistrare al companiei.
  - Adresă: Adresa fizică a prospectului sau a companiei.
  - Cod Poștal: Codul poștal asociat adresei.
  - Localitate: Localitatea în care se află prospectul sau compania.
  - Județ: Județul în care se află prospectul sau compania.
  - Țară: Țara în care se află prospectul sau compania.
  - Telefon: Numărul de telefon de contact al prospectului.
  - Email: Adresa de email de contact a prospectului.
  - Descriere: Informații suplimentare despre prospect, detalii și observații relevante.
  - Responsabil: Persoana din echipa ta responsabilă de gestionarea prospectului.
  - Sursa: Sursa din care a fost obținut prospectul (ex: recomandare, campanie de marketing etc.).
Salvează prospectul:
- După completarea tuturor câmpurilor necesare, acționează butonul Salvează pentru a adăuga prospectul în sistem. Noul prospect va apărea acum în lista de prospecți și va fi disponibil pentru gestionare și utilizare ulterioară.

Această procedură de adăugare a unui prospect asigură centralizarea și organizarea eficientă a informațiilor despre potențialii clienți în SmartCRM.

Importul de Prospecți

Importul de prospecți în SmartCRM se realizează într-un mod similar cu importul de conturi, permițând adăugarea rapidă și eficientă a mai multor prospecți simultan.

Procedura de Import a Prospecților:

Accesează lista de prospecți:
- Navighează la pagina principală a listei de prospecți.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Import Prospecți:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Import Prospecți.
Deschide modalul de import:
- Se va deschide un modal (fereastră de dialog) pentru importul prospecților.
Descărcați modelul de fișier:
- În modalul de import, găsește și descarcă modelul de fișier furnizat. Acest model de fișier servește ca exemplu pentru structura și formatul fișierului de import.
Pregătește fișierul de import:
- Folosind modelul de fișier ca referință, pregătește fișierul de import cu toate informațiile necesare despre prospecți. Asigură-te că respecți formatul și structura specificată în model.
Adaugă fișierul de import:
- După ce fișierul de import este pregătit, în modalul de import, acționează butonul Upload și selectează fișierul de pe dispozitivul tău.
Confirmă upload-ul:
- După ce fișierul este adăugat, confirmă upload-ul. Sistemul va începe procesarea fișierului și importarea prospecților.
Consultă statusul importului:
- După confirmarea upload-ului, poți verifica statusul acestuia selectând Vizualizare Importuri din meniul Acțiuni. Aici vei găsi detalii despre starea importului și eventualele erori sau probleme apărute în timpul procesului.

Beneficiile Importului de Prospecți:

Eficiență: Permite adăugarea rapidă a unui număr mare de prospecți, economisind timp și efort.
Consistență: Asigură uniformitatea datelor importate, respectând modelul furnizat.
Monitorizare: Oferă posibilitatea de a urmări și verifica statusul importului, asigurându-te că toți prospecții sunt importați corect.

Prin utilizarea funcționalității de import de prospecți, poți gestiona și actualiza eficient baza de date cu prospecți în SmartCRM, asigurându-te că toate informațiile necesare sunt centralizate și accesibile.

Importul de Prospecți folosind Formulare Web

Funcționalitatea de import al prospecților prin formulare web permite introducerea automată a acestora în SmartCRM, atunci când un utilizator completează un formular web pe site-ul companiei tale. Acest lucru facilitează colectarea rapidă și eficientă a informațiilor despre potențialii clienți.

Ce sunt Formularele Web?

Formularele web reprezintă o metodă simplă prin care poți colecta date despre prospecți direct de pe website-ul companiei tale. Atunci când un utilizator completează formularul, informațiile sale sunt trimise automat în SmartCRM, unde este creat un prospect.

Configurarea Formularelor Web în SmartCRM

Pentru a configura și personaliza formularele web, urmează acești pași:

Accesarea Configurărilor:
- Din meniul principal, navighează la Configurări și apoi selectează Setări Module.
- Selectează Prospecți pentru a accesa setările modulului Prospecți.
- În lista de setări, vei regăsi opțiunea Formulare Web.
Adăugarea unui Formular Nou:
- Pentru a adăuga un nou formular, acționează butonul Adăugare Formular.
- Se va deschide un modal în care vei completa detaliile formularului.

Completarea Detaliilor Formularului

Numele Formularului:
- Introdu numele formularului web, acesta va fi utilizat pentru a diferenția formularele în SmartCRM.
Statusul Prospectului:
- Selectează statusul pe care vrei să îl aibă prospectul introdus automat în SmartCRM după completarea formularului (ex: nou, în curs de calificare).
Prefixul Formularului:
- Opțional, poți seta un prefix care va fi adăugat automat înaintea numelui prospectului completat în formular. De exemplu, poți utiliza un prefix precum "[Web]" pentru a identifica prospecții proveniți din formulare online.
Sursa Prospectului:
- Selectează sursa pe care dorești să o atribui prospectului (ex: website, campanie de marketing).
Prioritatea:
- Alege prioritatea prospectului (ex: scăzută, medie, ridicată).
Responsabilul:
- Atribuie prospectului un responsabil din echipa ta care va gestiona lead-ul.

Opțiuni de Acțiune După Trimiterea Formularului

După ce utilizatorul trimite formularul, ai două opțiuni pentru acțiunile ulterioare:

Afișarea unui Mesaj "Mulțumesc":
- Poți opta pentru afișarea unui mesaj personalizat, cum ar fi "Mulțumesc pentru completare, te vom contacta în curând."
Redirecționarea către o Pagină:
- Alternativ, poți redirecționa utilizatorul către o altă pagină de pe website-ul tău (de exemplu, o pagină de confirmare sau de mulțumire).

Securitatea Formularului

Pentru a asigura securitatea formularului, va trebui să specifici de pe ce domenii web acesta poate fi accesat. Acest lucru se face la rubrica Domenii Web. Introdu domeniile valide de unde formularul poate fi trimis, pentru a preveni abuzurile.

Personalizarea Formularului Web

În partea stângă a modalului, poți schimba tab-ul activ de la "Date Formular" la Personalizare pentru a ajusta aspectul și funcționalitatea formularului:

Adăugarea și Eliminarea Câmpurilor:
- În această secțiune, poți adăuga câmpuri noi sau elimina câmpurile existente. De exemplu, poți adăuga câmpuri pentru nume, email, telefon, companie, etc.
Customizarea Butonului de Trimitere:
- În partea de jos a secțiunii de personalizare, poți ajusta stilul butonului de trimitere:
  - Textul Butonului: Introdu textul care va apărea pe buton (ex: "Trimite").
  - Culoarea de Fundal: Alege culoarea de fundal a butonului.
  - Culoarea Textului: Setează culoarea textului de pe buton.

Concluzie

Formularele web reprezintă o metodă simplă și eficientă de a importa prospecții automat în SmartCRM, oferindu-ți posibilitatea de a colecta informații despre prospecți direct de pe website-ul companiei tale. Prin configurarea și personalizarea formularelor, poți adapta aceste formulare la nevoile tale specifice, asigurându-te că lead-urile sunt gestionate eficient în cadrul sistemului.

Editarea unui Prospect

Editarea unui prospect în SmartCRM se poate face direct din pagina de vizualizare a prospectului utilizând meniul Acțiuni.

Procedura de Editare a unui Prospect:

Accesează pagina prospectului:
- Navighează la pagina de vizualizare a prospectului pe care dorești să-l editezi.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Editare Prospect:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Editare Prospect.
Completează detaliile prospectului:
- Se va deschide un formular în care poți modifica informațiile necesare despre prospect. Poți actualiza următoarele elemente:
  - Nume
  - Status
  - Prioritate
  - Companie
  - Număr Registrul Comerțului (Reg. Com.)
  - Cod Unic de Înregistrare
  - Adresă
  - Cod Poștal
  - Localitate
  - Județ
  - Țară
  - Telefon
  - Email
  - Descriere
  - Responsabil
  - Sursa
Salvează modificările:
- După ce ai completat toate câmpurile necesare, acționează butonul Salvează pentru a actualiza prospectul. Modificările vor fi aplicate și reflectate în sistem.

Această procedură îți permite să menții informațiile despre prospecți actualizate și relevante, facilitând o gestionare eficientă a relațiilor și activităților de afaceri în SmartCRM.

Ștergerea unui Prospect

Ștergerea unui prospect în SmartCRM se poate face direct din pagina prospectului utilizând meniul Acțiuni.

Procedura de Ștergere a unui Prospect:

Accesează pagina prospectului:
- Navighează la pagina de vizualizare a prospectului pe care dorești să-l ștergi.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Ștergere Prospect:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Ștergere Prospect.
Confirmă ștergerea:
- Sistemul va solicita o confirmare pentru a preveni ștergerea accidentală. Confirmă acțiunea pentru a finaliza procesul de ștergere. Prospectul va fi eliminat din sistem.

Această procedură îți permite să gestionezi eficient baza de date cu prospecți, asigurându-te că poți elimina rapid și sigur prospecții care nu mai sunt relevanți sau necesari în SmartCRM.

Transformarea unui Prospect în Cont și Adăugarea unei Oferte

După ce un prospect a fost calificat și este necesară trimiterea unei oferte, acesta va fi transformat într-un cont, iar pentru el va fi generată o ofertă. Acest proces se realizează din meniul Acțiuni, prin opțiunea Transformă în Ofertă.

Procedura de Transformare a unui Prospect în Cont și Adăugare a unei Oferte:

Accesează pagina prospectului:
- Navighează la pagina de vizualizare a prospectului pe care dorești să-l transformi în cont și să-i adaugi o ofertă.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Transformă în Ofertă:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Transformă în Ofertă.
Completează detaliile în modalul de transformare:
- Se va deschide un modal (fereastră de dialog) în care va trebui să completezi următoarele detalii:
  - Responsabil: Persoana din echipa ta care va fi responsabilă de cont și ofertă.
  - Tipul de cont: Selectează dacă este o persoană fizică sau companie.
  - Verificarea și actualizarea datelor:
    - Cod Unic de Înregistrare (CUI)
    - Număr la Registrul Comerțului (Reg. Com.)
    - Referință
    - Adresă
    - Cod Poștal
    - Localitate
    - Județ
    - Țară
  - Selectarea contactului: Alege contactul către care se va trimite oferta, în cazul în care pe prospect sunt mai multe contacte.
  - Detalii despre ofertă:
    - Nume ofertă
    - Data de expirare
    - Probabilitatea de închidere (exprimată în procente)
    - Prioritatea
    - Moneda
    - Scurtă descriere
Salvează și confirmă transformarea:
- După completarea tuturor câmpurilor necesare, confirmă acțiunea. Sistemul va crea un cont pentru prospectul respectiv și va genera oferta pe baza informațiilor furnizate.

Beneficiile Transformării Prospectului în Cont și Adăugarea Ofertei:

Organizare: Permite trecerea prospectelor calificate în stadiul de conturi active, facilitând gestionarea lor ulterioară.
Eficiență: Automatizează procesul de creare a unui cont și a unei oferte, economisind timp și reducând erorile.
Claritate: Centralizează toate informațiile relevante într-un singur loc, asigurându-te că toate datele necesare sunt actualizate și corecte.

Prin utilizarea acestei funcționalități, poți gestiona eficient tranziția de la prospect la cont și asigurarea unui proces de vânzare bine structurat în SmartCRM.

Alocarea unui Prospect către un Cont Existent

În cazul în care descoperi că prospectul cu care discuți are deja un cont în sistem, poți aloca acest prospect către acel cont existent. Acest lucru se realizează din meniul Acțiuni, prin opțiunea Alocă unui Cont.

Procedura de Alocare a unui Prospect către un Cont Existent:

Accesează pagina prospectului:
- Navighează la pagina de vizualizare a prospectului pe care dorești să-l aloci unui cont existent.
Deschide meniul Acțiuni:
- În partea dreaptă sus a paginii, găsește și acționează butonul Acțiuni.
Selectează Alocă unui Cont:
- Din lista de opțiuni care apare, selectează Alocă unui Cont.
Selectează contul destinat în modalul de alocare:
- Se va deschide un modal (fereastră de dialog) în care va trebui să selectezi contul către care dorești să aloci prospectul.
  - Utilizează câmpul de căutare pentru a găsi contul dorit.
  - Selectează contul corect din lista afișată.
Confirmați alocarea:
- După selectarea contului corect, confirmă alocarea. Prospectul va fi acum asociat contului selectat.

Beneficiile Alocării unui Prospect către un Cont Existent:

Organizare: Evită crearea de duplicate în sistem și asigură că toate informațiile despre un client sunt centralizate într-un singur cont.
Eficiență: Permite gestionarea eficientă a informațiilor și activităților legate de un prospect și un cont existent.
Claritate: Asigură o imagine clară și completă a relației și interacțiunilor cu un client, inclusiv istoricul de vânzări și comunicări.

Prin utilizarea acestei funcționalități, poți gestiona mai eficient tranziția de la prospect la cont și asigurarea unei gestionări corecte a informațiilor în SmartCRM.